Adobe hat Anfang September zwei Funktionen für Unternehmen vorgestellt: eine Wissensquelle, die aus gepflegten Dokumentensammlungen Antworten mit Quellenangabe liefert, und eine Auswertung, die aus Tausenden gleichartiger Dokumente strukturierte Daten zieht, etwa Verlängerungsdaten aus Verträgen. Beides ist an die Unternehmensfassung des Produkts gebunden.
Das Problem dahinter kennt fast jeder mittelständische Betrieb. Neben den gepflegten Daten im ERP liegt ein zweiter Bestand: Verträge im Ablagesystem, Vereinbarungen als Anhang an einer Mail, Prüfprotokolle als Scan. Dieser Bestand ist oft grösser als der erste und für jede Auswertung unsichtbar.
Zwei Punkte entscheiden über den Nutzen, und beide sind keine Technikfragen. Erstens die Ablage: Wo dieselbe Vertragsfassung dreimal in leicht abweichenden Ständen liegt, erzeugt eine Auswertung drei Wahrheiten mit Quellenangabe. Zweitens die Rückführung. Ein Verlängerungsdatum in einer Tabelle ist Information. Dasselbe Datum als Termin am Kundenstammsatz im Geschäftssystem ist ein Vorgang, der jemanden erreicht. Diesen Schritt liefert kein Dokumentenwerkzeug mit, und er entscheidet darüber, ob am Ende ein Ablauf besser läuft oder nur eine weitere Tabelle im Haus liegt.