Bisher war der Copilot in Outlook nützlich, aber eng: Er half beim geöffneten Verlauf. Neu bezieht der Copilot-Chat das gesamte Postfach, den Kalender und Besprechungen in seine Antworten ein und das ohne kostenpflichtige Erweiterung.
Damit werden Fragen möglich, die vorher Handarbeit bedeuteten: Was ist bei einem Vorgang über die letzten Wochen entschieden worden? Wo wurde ein Termin zugesagt, der nie in den Kalender kam? Welche Anhänge sind zu einem Thema eingegangen?
Der eigentliche Punkt
Interessant ist nicht die Funktion, sondern ihre Verfügbarkeit. Ein grosser Teil des Nutzens, für den bisher eine Zusatzlizenz nötig war, ist damit in der Grundausstattung angekommen. Für Unternehmen, die den Copilot bislang aus Kostengründen zurückgestellt haben, verändert das die Rechnung.
Was zu bedenken ist
- Auffindbarkeit ist eine Form von Zugriff. Was auffindbar wird, war vorher zwar auch da, aber praktisch vergessen. Alte Postfächer enthalten oft mehr, als ihren Besitzenden bewusst ist.
- Aufbewahrungsfristen werden greifbar. Eine Suche über Jahre hinweg macht sichtbar, was eigentlich längst gelöscht sein müsste.
- Die Erwartungen steigen. Wer einmal über das ganze Postfach fragen konnte, akzeptiert die Suche im Einzelverlauf nicht mehr.
Unsere Einordnung
Das ist die Neuerung mit dem unmittelbarsten Alltagsnutzen und ein guter Einstiegspunkt für Unternehmen, die noch zögern. Sie erfordert keine Einführungsprojekte und keine Schulungsreihe, sondern beantwortet Fragen, die Mitarbeitende ohnehin haben.
Unsere Empfehlung: Vor dem Ausrollen einmal in ein grosses, altes Postfach schauen und die Frage stellen, ob dessen Inhalt so auffindbar sein soll. Meist lautet die Antwort ja und dort, wo sie nein lautet, ist das ein Aufräumauftrag, kein Argument gegen die Funktion.